Van Excel naar cursusadministratie: wanneer en hoe je overstapt

Excel werkt prima voor je eerste cursussen, maar houdt op met werken zodra meerdere mensen erin werken, betalingen nagejaagd moeten worden of certificaten op tijd herhaald moeten worden. Overstappen naar cursusadministratie doe je in zeven stappen: gegevens opschonen, cursussen aanmaken, uitvoeringen importeren, communicatie inrichten, betalingen koppelen, testen en live gaan.

Wanneer werkt Excel niet meer voor je cursussen?

Excel werkt niet meer als je meer tijd besteedt aan bijhouden dan aan organiseren. Dat gebeurt meestal tussen de tien en twintig cursussen per jaar, of zodra een tweede persoon in hetzelfde bestand werkt. Dan ontstaan dubbele inschrijvingen, gemiste betalingen en verouderde lijsten, en weet niemand meer welke versie klopt.

Herken je drie of meer van deze signalen, dan is het tijd:

• Je typt inschrijvingen over uit e-mails of een webformulier.
• Je stuurt bevestigingen en herinneringen met de hand.
• Je controleert in je bankapp wie er betaald heeft.
• Er zijn meerdere versies van het bestand, of collega's overschrijven elkaars werk.
• Een volle cursus betekent dat je mensen moet afwijzen, omdat er geen wachtlijst is.
• Je maakt certificaten in Word en mailt ze los.
• Je weet niet precies wiens certificaat binnenkort verloopt.
• Een werkgever vraagt om een factuur met inkoopnummer en dat kost je een half uur.

Elk van deze punten kost een paar minuten. Bij honderden deelnemers per jaar worden dat dagen.

Wat levert cursusadministratie op ten opzichte van Excel?

Een cursussysteem koppelt alles wat in Excel losse tabbladen zijn: aanbod, inschrijving, betaling, communicatie, presentie en certificaat. Een inschrijving op je website komt direct in je administratie, de betaling wordt automatisch verwerkt en de bevestiging, herinnering en het certificaat gaan vanzelf. Jij kijkt alleen nog naar uitzonderingen.

In Lamna zitten al deze stappen in elke staffel. Je vindt ze terug op de pagina's Plan, Registreer en Certificeer.

Welke gegevens zet je klaar voor de overstap?

Zet vóór de overstap vier soorten gegevens klaar: je cursussen, je geplande uitvoeringen, je locaties en docenten, en je lopende inschrijvingen. Schoon ze eerst op. Een systeem wordt nooit beter dan de gegevens die je erin zet, en opschonen in Excel gaat sneller dan achteraf in een nieuw systeem.

1. Cursussen. Per cursus: titel, korte en lange omschrijving, prijs (en of er btw over gaat), duur, categorie en eventuele accreditatie. Dit is het aanbod, los van de data.

2. Uitvoeringen. Per datum of reeks data: welke cursus, startdatum en -tijd, einddatum, locatie, docent, minimum en maximum aantal deelnemers. Dit is het deel dat je in Lamna met een CSV-bestand importeert.

3. Locaties en docenten. Adres en zaal per locatie; naam, e-mailadres en een korte bio per docent. Die koppel je daarna aan uitvoeringen.

4. Lopende inschrijvingen. Wie staat er al ingeschreven voor een toekomstige datum, en heeft die al betaald? Deze lijst heb je nodig om niemand kwijt te raken.

Een paar tips voor het opschonen:

• Gebruik één kolom per gegeven. Niet "Eindhoven, zaal 2" in één cel, maar locatie en zaal apart.
• Schrijf datums overal op dezelfde manier, bijvoorbeeld 2026-03-14, en tijden als 09:30.
• Haal dubbele rijen en verlopen data weg.
• Geef cursussen de naam die je deelnemer gebruikt: "BHV herhaling" in plaats van "Module 3B".
• Sla het bestand op als CSV met UTF-8, zodat letters als é en ë goed overkomen.

Hoe stap je in zeven stappen over?

Overstappen van Excel naar cursusadministratie doe je in zeven stappen, verspreid over een paar dagen tot een paar weken. Begin met een proefaccount, richt eerst het aanbod in, dan de planning, dan de communicatie, en test alles met een echte inschrijving voordat je je website aanpast. Zo kan er onderweg niets misgaan voor deelnemers.

1. Start een proefaccount. Bij Lamna heb je 30 dagen gratis. Gebruik ze om in te richten en te testen, niet om te twijfelen.
2. Zet je huisstijl en cursussen klaar. Logo, kleuren en je cursussen met omschrijving, prijs en categorie.
3. Importeer je uitvoeringen. Upload je CSV-bestand met data, locaties en docenten. Kijk de eerste paar uitvoeringen na voordat je de rest importeert.
4. Schrijf je mailsjablonen. Bevestiging, herinnering, wachtlijst, annulering en het certificaat. Neem je bestaande teksten als basis.
5. Koppel je betalingen. Verbind je eigen Mollie-account, zodat deelnemers met iDEAL betalen en het geld direct op je rekening staat.
6. Test van begin tot eind. Schrijf jezelf in, betaal, ontvang de bevestiging, teken presentie af en kijk of het certificaat goed is.
7. Ga live. Zet de link in je websitemenu naar je nieuwe cursuspagina's en laat nieuwe inschrijvingen daar binnenkomen.

Lopende inschrijvingen uit Excel kun je op twee manieren afhandelen: je zet ze over in het nieuwe systeem, of je laat de lopende cursussen in Excel aflopen en start nieuwe data meteen in het systeem. Bij een klein aantal is overzetten het overzichtelijkst.

Welke valkuilen kom je tegen?

De meeste problemen bij een overstap van Excel ontstaan niet in de software, maar in de voorbereiding. Vieze gegevens, te veel tegelijk willen, geen test met een echte betaling en vergeten om deelnemers te informeren zijn de klassiekers. Met een rustig moment en een vaste volgorde voorkom je ze grotendeels.

• Midden in het seizoen overstappen. Kies een rustige periode, bijvoorbeeld de zomer of na de laatste cursus van het jaar.
• Alles in één keer willen. Begin met de basis: aanbod, inschrijven, betalen en bevestigen. Evaluaties, docentvergoedingen en exports richt je daarna in.
• Niet testen met een echte betaling. Doe minstens één inschrijving met een kleine echte betaling, zodat je weet dat de koppeling met Mollie werkt.
• Oude links laten staan. Controleer je website, nieuwsbrief en social media op links naar het oude inschrijfformulier.
• Te veel gegevens uitvragen. Een overstap is een goed moment om je formulier kritisch te bekijken. Lees welke gegevens je echt nodig hebt in een AVG-proof inschrijfformulier.
• Geen eigenaar. Wijs één persoon aan die de overstap trekt en de knopen doorhakt.
• Het archief vergeten. Bewaar je oude bestanden op een vaste plek en spreek af hoe lang je ze bewaart.

Wat kost de overstap?

De overstap zelf kost vooral tijd, geen geld: bij Lamna betaal je geen opstartkosten en heb je 30 dagen om gratis in te richten. Daarna betaal je per staffel actieve cursussen, vanaf € 44 per maand voor maximaal vijf actieve cursussen, met alle functies en onbeperkt gebruikers. Er zijn geen transactiekosten van Lamna.

Een actieve cursus is een gepubliceerde cursus met minstens één datum in de toekomst. Een jaar vooruit betalen kost 11 maanden, en je zegt maandelijks op. Zet daar de uren tegenover die je nu kwijt bent aan overtypen, nabellen en mailen. Meer over kosten lees je in wat kost cursusadministratie software en op de prijzenpagina.

Werk je met een team of meerdere locaties, kijk dan op Lamna voor opleidingsinstituten. Twijfel je nog welk systeem past, gebruik dan de checklist voor cursusadministratie software.