Checklist: 25 vragen voordat je cursussoftware kiest

Voordat je cursussoftware kiest, loop je het best 25 vragen langs in zes groepen: je aanbod online, inschrijven en betalen, administratie en facturen, communicatie, presentie en certificaten, en kosten en leverancier. Wie die vragen voor elk pakket beantwoordt met een echte cursus uit het eigen aanbod, ziet snel welk systeem werk uit handen neemt en welk systeem alleen mooi oogt.

Hoe gebruik je deze checklist?

Kies eerst drie pakketten die passen bij je omvang. Neem dan één echte cursus uit je aanbod, met data, locatie, prijs en een werkgever die op factuur betaalt. Beantwoord per pakket elke vraag met ja, deels of nee, en noteer wat een "deels" kost aan tijd of geld.

Een eenvoudige score helpt om te vergelijken zonder dat je in details verdwaalt:

Weeg de vragen die voor jou het zwaarst wegen dubbel. Voor een BHV-opleider zijn verloopherinneringen belangrijker dan voor een organisator van eenmalige workshops.

Je aanbod online: vragen 1 tot en met 5

Je cursusaanbod is waar het begint. De software moet je cursussen tonen op je eigen website, in je eigen huisstijl, met data, prijs en plekken die zichzelf bijwerken. Pagina's moeten vindbaar zijn in Google, en je moet zelf aanpassingen kunnen doen zonder webbouwer.

1. Staat het aanbod op mijn eigen domein? Een subdomein zoals cursussen.jouwnaam.nl is prima; een kader (iframe) van een ander systeem telt voor zoekmachines vaak niet als jouw pagina.
2. Krijgt elke cursus een eigen, vindbare pagina? Met een unieke titel, beschrijving en gestructureerde gegevens.
3. Werken de pagina's zichzelf bij? Nieuwe datum ingepland, dan direct online; cursus vol, dan een wachtlijst in plaats van "uitverkocht".
4. Kan ik klassikaal, online en incompany naast elkaar aanbieden? Met besloten uitvoeringen die niet in het openbare aanbod staan.
5. Kan ik actieprijzen en kortingscodes gebruiken? Bijvoorbeeld een ledenprijs zonder dat je de cursus dubbel aanmaakt.

Hoe dat er in Lamna uitziet, lees je bij je cursusaanbod op je eigen website.

Inschrijven en betalen: vragen 6 tot en met 10

Een inschrijving is pas klaar als het geld binnen is of de factuur verstuurd. Vraag dus door op betaalmethoden, betalen op factuur door werkgevers, wachtlijsten en groepsinschrijvingen. Let ook op wie de betaling verwerkt en of er per transactie extra kosten bij komen.

6. Kunnen deelnemers direct betalen met iDEAL? En via welke betaalprovider: je eigen account of dat van de leverancier?
7. Rekent de leverancier kosten per inschrijving of per transactie? Bovenop wat je betaalprovider rekent.
8. Kan een werkgever op factuur betalen, met inkoopnummer en een apart factuuradres?
9. Is er een wachtlijst die automatisch doorschuift als er iemand afvalt, en kun je een minimum aantal deelnemers instellen?
10. Kan een organisatie meerdere medewerkers tegelijk inschrijven? Zonder dat elke medewerker het formulier apart invult.

Administratie en facturen: vragen 11 tot en met 15

De administratie achter de inschrijving bepaalt hoeveel uur je per maand kwijt bent. Facturen en creditnota's moeten vanzelf ontstaan, je boekhouding moet de gegevens kunnen ontvangen, en je team moet samenwerken met eigen rechten. Vraag ook hoe de leverancier met je gegevens omgaat.

11. Maakt het systeem facturen en creditnota's automatisch, bij inschrijving en bij annulering, met je eigen nummering?
12. Hoe komen facturen in mijn boekhouding? Via een directe koppeling, een export of een API. Vraag wat elke route kost.
13. Kan ik plannen met locaties, zalen en docenten, en meerdaagse trajecten als één uitvoering?
14. Werkt mijn hele team erin met eigen rollen, en betaal ik per gebruiker?
15. Is er een verwerkersovereenkomst en een logboek? Waar staan de gegevens en wie kan wat zien?

Communicatie: vragen 16 tot en met 18

Bevestigingen, herinneringen en wijzigingen typ je niet met de hand. Goede software stuurt ze automatisch, op naam van jouw organisatie en in je eigen huisstijl. Kijk of je ook een hele groep tegelijk kunt bereiken, per mail en liefst ook per sms.

16. Gaan bevestiging, herinnering en voorbereiding automatisch, met sjablonen die je zelf schrijft?
17. Kan ik alle deelnemers van een uitvoering in één keer mailen of sms'en, bijvoorbeeld bij een zaalwijziging?
18. Komen berichten van mijn eigen afzender en staan ze terug te vinden bij de deelnemer?

Presentie en certificaten: vragen 19 tot en met 21

Na de cursus moet je kunnen aantonen wie er was en wat diegene heeft behaald. Digitale presentie, automatische certificaten en verloopherinneringen besparen veel werk, vooral bij geaccrediteerde of verplichte scholing. Vraag ook hoe gegevens bij een beroepsregister komen.

19. Tekent de docent presentie digitaal af, ook per dagdeel?
20. Krijgt wie aanwezig was automatisch een certificaat, in je eigen huisstijl en controleerbaar, bijvoorbeeld met een QR-code?
21. Herinnert het systeem deelnemers aan herhaling voordat hun certificaat verloopt, en hoe komen accreditatiegegevens bij het register?

Een directe registerkoppeling is niet bij elk pakket aanwezig. Lamna heeft bijvoorbeeld geen directe koppeling met PE-online, maar legt accreditaties per cursus vast en exporteert presentie. Meer hierover staat bij certificeren.

Kosten en leverancier: vragen 22 tot en met 25

De laatste vragen gaan over geld en over de relatie met de leverancier. Reken de totale kosten uit over twee jaar, inclusief modules en opstartkosten. Kijk hoe lang je vastzit, of je eerst kunt proberen, en hoe je je gegevens terugkrijgt als je ooit weggaat.

22. Wat kost het over twee jaar, bij mijn huidige omvang en bij twee keer zoveel? Inclusief modules, koppelingen en opstartkosten.
23. Hoe lang is het contract, en kan ik maandelijks opzeggen?
24. Kan ik eerst gratis proberen met mijn eigen cursussen, en helpt de leverancier bij het overzetten uit Excel of een ander systeem?
25. Krijg ik bij vertrek een volledige export, en is support in het Nederlands bereikbaar als het misgaat?

Hoe de prijsmodellen van verschillende pakketten uitpakken, lees je in wat kost cursusadministratie software.

Hoe scoort Lamna op deze checklist?

Lamna beantwoordt de meeste vragen met ja, binnen de standaardprijs. Het aanbod staat op je eigen domein, deelnemers betalen met iDEAL via je eigen Mollie-account, en facturen, mails, presentie en certificaten gaan automatisch. Directe koppelingen met registers en boekhoudpakketten zijn er niet; je werkt met exports, een REST API en webhooks.

Voor verenigingen en bonden, waar vrijwilligers de administratie doen en leden korting krijgen, staat meer op Lamna voor verenigingen en bonden. Wat het kost bij jouw aantal cursussen zie je op de prijzenpagina.