Cursusadministratie software kost in Nederland voor een kleine opleider ongeveer 44 tot 200 euro per maand en voor een middelgroot instituut enkele honderden euro's per maand, exclusief btw. Wat je echt betaalt hangt vooral af van het prijsmodel: per gebruiker, per inschrijving, per aantal cursisten of per staffel cursussen. Daarnaast tellen opstartkosten, losse modules en contractduur mee.
Welke prijsmodellen zijn er?
Er zijn vijf gangbare prijsmodellen. Je betaalt per gebruiker die inlogt, per inschrijving, per staffel cursisten, een vast bedrag per pakket, of per staffel actieve cursussen. Elk model is eerlijk voor een bepaald type opleider, en duur voor een ander. De vraag is dus vooral: waar groei jij in?
| Prijsmodel | Hoe het werkt | Voordelig als | Duur als |
|---|---|---|---|
| Per gebruiker | Bedrag per medewerker die inlogt | Je met weinig mensen veel cursussen draait | Je team groeit of docenten moeten inloggen |
| Per inschrijving | Bedrag per (succesvolle) aanmelding | Je weinig inschrijvingen hebt met hoge prijs | Je veel deelnemers per cursus hebt |
| Per staffel cursisten | Pakket op aantal cursisten per jaar | Je aantal cursisten stabiel is | Je hard groeit in deelnemers |
| Vast pakket met opties | Basisprijs plus losse modules | Je weinig extra's nodig hebt | Je veel modules moet bijkopen |
| Per staffel actieve cursussen | Prijs op aantal cursussen met een toekomstige datum | Je veel deelnemers per cursus hebt | Je heel veel kleine cursussen tegelijk hebt |
Per gebruiker
Bij Coachview gaat de licentie per gebruiker per maand, met modules naar keuze. Dat is overzichtelijk voor een klein backoffice-team. Moeten ook planners, docenten of accountmanagers inloggen, dan loopt het bedrag op. Coachview noemt geen standaardprijs; je krijgt een prijs op maat na een demo.
Per inschrijving
Mentor rekent per succesvolle inschrijving, in maandbundels. De kleinste bundel is 50 inschrijvingen voor € 500 per maand (€ 10 per stuk), de grootste genoemde 400 voor € 2.000 (€ 5 per stuk). Je betaalt dus mee met je omzet. Bij lage cursusprijzen of veel deelnemers is dat relatief duur.
Per staffel cursisten
Trainiq rekent op het aantal cursisten per jaar: € 199 per maand tot circa 500, € 599 tot circa 2.000 en € 999 tot circa 3.500. Apollo werkt met staffels op cursisten en bedrijven: € 89, € 169 of € 299 per maand bij een jaarcontract, plus losse modules.
Vast pakket met opties
Planaday heeft pakketten van € 124 (ZZP), € 247 (MKB) en € 494 (Corporate) per maand, elk met een maximum aantal backoffice-accounts en cursisten. Portalen, boekhoudkoppelingen en modules zoals e-learning of NiBHV zijn opties van meestal € 12,50 tot € 52,50 per maand.
Per staffel actieve cursussen
Lamna rekent per staffel actieve cursussen: cursussen die gepubliceerd zijn en minstens één datum in de toekomst hebben. Het aantal deelnemers, inschrijvingen en gebruikers is onbeperkt, en alle functies zitten in elke staffel.
Alle prijzen in dit artikel zijn exclusief btw en komen van de websites van de leveranciers zelf. Peildatum november 2026.
Welke verborgen kosten moet je meenemen?
De maandprijs is zelden het hele verhaal. Let op opstart- en implementatiekosten, losse modules en koppelingen, transactiekosten per betaling, kosten voor sms en extra gebruikers, en de contractduur. Tel die bij elkaar op over twee jaar, dan zie je pas wat een pakket echt kost.
- Opstartkosten. Mentor rekent een eenmalige aansluitfee van € 1.995. Coachview rekent implementatie en projectwerk apart. Apollo, Planaday, Trainiq en Lamna noemen geen opstartkosten.
- Modules en koppelingen. Bij Apollo kost bijvoorbeeld een Mollie-koppeling € 10 per maand en een boekhoudkoppeling € 35 tot € 55 per maand. Bij Planaday kost een boekhoudkoppeling € 34,50 per maand.
- Transactiekosten. Sommige platforms nemen een deel van elke betaling. Trainiq en Lamna zeggen expliciet dat ze niets per betaling rekenen; je betaalt dan alleen het tarief van je eigen betaalprovider, zoals Mollie. Vraag het bij andere pakketten na.
- Extra gebruikers en docenten. Apollo rekent € 29 per maand per extra gebruiker en € 6 per docent in het docentportaal.
- Sms. Bij Planaday kost de sms-optie € 2,50 per maand plus € 0,15 per sms.
- Contractduur. Planaday begint met een contract van een jaar. Een jaarcontract is prima, zolang je het pakket eerst goed hebt kunnen proberen.
- Je eigen tijd. Een pakket dat goedkoop is maar waarin je facturen of certificaten nog met de hand maakt, kost je uren per maand.
Wat kost het voor een kleine trainer?
Een zelfstandige trainer met vier actieve cursussen, ongeveer 200 deelnemers per jaar en één persoon die administreert, betaalt bij de meeste pakketten tussen de 500 en 2.500 euro per jaar. Pakketten per inschrijving zijn bij dit volume duur, omdat de kleinste bundel groter is dan wat je nodig hebt.
Rekenvoorbeeld per jaar, exclusief btw, zonder de tarieven van je betaalprovider:
| Pakket | Pakket of staffel | Kosten per jaar |
|---|---|---|
| Lamna | Start, jaarbetaling (11 × € 44) | € 484 |
| Apollo | Groei, jaarcontract, plus Mollie-module | € 1.188 |
| Planaday | ZZP, jaarprijs | € 1.332 |
| Trainiq | Starter | € 2.388 |
| Mentor | Kleinste bundel (50 per maand) plus aansluitfee | € 7.995 in jaar één |
Dit is een rekenvoorbeeld op basis van de openbare prijzen; je eigen situatie kan anders uitvallen. Wil je bij Apollo ook de website-module, dan komt daar € 39 per maand bij. Meer over wat een zelfstandige nodig heeft lees je op Lamna voor zelfstandige trainers.
Wat kost het voor een middelgroot instituut?
Een instituut met 60 actieve cursussen, ongeveer 2.500 deelnemers per jaar en acht medewerkers die inloggen, betaalt in dit voorbeeld tussen ongeveer 2.000 en 19.000 euro per jaar. Het verschil zit vooral in het prijsmodel: bij een prijs per inschrijving of per cursist tikt het volume hard door.
| Pakket | Pakket of staffel | Kosten per jaar |
|---|---|---|
| Lamna | Professional (26–75 cursussen), jaarbetaling (11 × € 179) | € 1.969 |
| Planaday | Corporate, plus boekhoudkoppeling en cursistenportaal | € 6.222 |
| Apollo | Expert, 5 extra gebruikers, Mollie en boekhoudkoppeling | € 6.108 |
| Trainiq | Business (tot circa 3.500 cursisten) | € 11.988 |
| Mentor | Bundel 200 per maand, plus 8 extra inschrijvingen per maand | circa € 17.376 plus € 1.995 aansluitfee |
| Coachview | Per gebruiker, 8 gebruikers | Prijs op aanvraag |
Ook dit is een rekenvoorbeeld. Bij Planaday en Apollo is het niet altijd duidelijk of het maximum aantal cursisten per jaar of in totaal geldt; vraag dat na. Peildatum november 2026.
Hoe werken de prijzen van Lamna?
Lamna kent vijf staffels op basis van het aantal actieve cursussen. Alle functies zitten in elke staffel: publiceren, inschrijven en betalen, facturen, mails en sms, presentie en certificaten. Er zijn geen opstartkosten, geen kosten per inschrijving en geen transactiekosten. Je kunt maandelijks opzeggen.
| Staffel | Actieve cursussen | Per maand | Per jaar (11 maanden) |
|---|---|---|---|
| Start | 1–5 | € 44 | € 484 |
| Groei | 6–25 | € 89 | € 979 |
| Professional | 26–75 | € 179 | € 1.969 |
| Instituut | 76–150 | € 329 | € 3.619 |
| Op maat | meer dan 150 | Op aanvraag | Op aanvraag |
Prijzen exclusief btw. Betalingen lopen via je eigen Mollie-account; Mollie rekent zijn eigen tarief per transactie. Facturen, creditnota's en exports zitten in de beheerfuncties. Je probeert Lamna 30 dagen gratis; de actuele prijzen staan op de prijzenpagina.
Hoe vergelijk je prijzen eerlijk?
Vergelijk niet de instapprijs, maar de totale kosten over twee jaar bij je huidige omvang en bij groei. Neem daarin de modules en koppelingen mee die je echt nodig hebt, plus opstartkosten. Vraag bij een prijs op aanvraag om een offerte voor precies jouw situatie.
- Schrijf op hoeveel actieve cursussen, cursisten per jaar en gebruikers je nu hebt.
- Doe hetzelfde voor over twee jaar.
- Maak per pakket een lijst van de modules die je daarvoor nodig hebt.
- Tel opstartkosten, modules en eventuele kosten per transactie of inschrijving op.
- Kijk naar de contractduur en of je eerst gratis kunt proberen.
Een overzicht van de pakketten zelf vind je in cursusadministratie software vergelijken.