Presentie en certificaten digitaal regelen betekent dat de docent de aanwezigheid aftekent op een tablet of laptop, dat iedereen die aanwezig was automatisch een certificaat met QR-code krijgt, en dat het systeem de verloopdatum bijhoudt. Zo heb je geen papieren lijsten meer om over te typen, kunnen werkgevers certificaten zelf controleren en komen deelnemers op tijd terug voor herhaling.
Wat gaat er mis met papieren presentielijsten?
Een papieren lijst moet je na de cursus overtypen, scannen en ergens bewaren. Handtekeningen zijn soms onleesbaar, namen zijn verkeerd gespeld en bij meerdaagse trajecten raak je het overzicht kwijt wie welke dag miste. Als een register of werkgever later vraagt wie er was, ga je zoeken in mappen.
De gevolgen zijn concreet:
- certificaten gaan later de deur uit, omdat je eerst de lijst moet verwerken;
- accreditatiepunten worden niet of te laat doorgegeven;
- een deelnemer die een dag miste, krijgt toch een certificaat, of andersom.
Hoe werkt een digitale presentielijst?
Bij een digitale presentielijst staat de deelnemerslijst al klaar zodra de cursus begint. De docent opent de lijst op een tablet, laptop of telefoon en vinkt per deelnemer aan wie er is. Bij meerdaagse trajecten doet hij dat per dag of per dagdeel. Na afloop sluit hij de lijst af en is de presentie definitief.
Een praktisch stappenplan:
- Voor de cursus: de deelnemerslijst komt rechtstreeks uit de inschrijvingen. Late aanmeldingen staan er vanzelf op.
- Bij de start: de docent vinkt aanwezigen aan. Een vervanger voegt hij toe in plaats van de oorspronkelijke deelnemer.
- Bij meerdere dagdelen: aftekenen per dagdeel, zodat je ziet wie een deel miste.
- Na afloop: de docent sluit de presentie af. Daarna gaan certificaat en evaluatie automatisch de deur uit.
- Bij twijfel: een wijziging achteraf staat in het logboek, met wie het deed en wanneer.
Registers stellen soms een aanwezigheidsnorm. Een reglement in PE-online vraagt bijvoorbeeld dat deelnemers minimaal 90 procent van de scholing bijwoonden. Met presentie per dagdeel kun je zo'n eis aantonen.
Wat moet er op een certificaat staan?
Een certificaat moet in één oogopslag laten zien wie wat heeft gedaan, wanneer en tot wanneer het geldt. Werkgevers, registers en inspecties kijken naar dezelfde gegevens. Zet alleen gegevens op het certificaat die daarvoor nodig zijn; een geboortedatum alleen als het register of de werkgever die vraagt.
| Onderdeel | Waarom |
|---|---|
| Naam van de deelnemer | Voor wie het certificaat is |
| Naam van de cursus en eventueel het niveau | Wat er is gevolgd |
| Datum of data van de cursus | Wanneer het is gevolgd |
| Afgiftedatum en geldig tot | Wanneer herhaling nodig is |
| Accreditatie en aantal punten | Bij welke beroepsgroep het meetelt |
| Naam van de docent of examinator | Wie het heeft afgenomen |
| Uniek nummer en QR-code | Om de echtheid te controleren |
| Logo en gegevens van de opleider | Wie het certificaat uitgeeft |
Waarom een QR-code op het certificaat?
Een QR-code maakt een certificaat controleerbaar zonder telefoontje of mail. Wie de code scant, komt op een pagina van de opleider die laat zien voor wie het certificaat is, voor welke cursus en of het nog geldig is. Een nagemaakt of aangepast pdf-bestand valt zo direct door de mand.
Dat is vooral handig bij werkgevers die veel medewerkers laten scholen. Een HR-afdeling of preventiemedewerker hoeft niet meer bij elke opleider na te vragen of een diploma klopt. Ook bij een audit of inspectie toon je in een paar seconden aan dat een medewerker bevoegd is.
Hoe houd je verloopdata en herhaling bij?
Veel certificaten zijn maar een beperkte tijd geldig. Leg bij elke cursus vast hoe lang het certificaat geldt, zodat de verloopdatum automatisch op het certificaat staat. Stuur deelnemers ruim van tevoren een herinnering, met een link naar de eerstvolgende herhaling. Zo komen ze op tijd terug en hoef jij niet te bellen.
Enkele termijnen uit de praktijk:
| Certificaat | Geldigheid | Bron |
|---|---|---|
| BHV-diploma NIBHV | 1 jaar vanaf de afgiftedatum | NIBHV |
| EHBO-diploma Het Oranje Kruis | 2 jaar na examen of hercertificering | Het Oranje Kruis |
| KNVB-voetbalcoachlicentie | 3 jaar, met 15 licentiepunten | KNVB |
Voor BHV staat er geen vaste termijn in de wet. NIBHV adviseert minimaal één keer per jaar te herhalen, omdat de Arbowet vraagt dat een bedrijfshulpverlener zijn taken goed kan uitvoeren. Het Oranje Kruis waarschuwt diplomahouders zelf 12 en 6 maanden voor de vervaldatum, maar ook dan helpt een herinnering van de opleider met een concrete datum.
Een goed moment voor jouw herinnering is twee tot drie maanden voor de verloopdatum. Dan is er nog genoeg keus in data. Stuur een tweede herinnering een maand vooraf.
Hoe lang bewaar je presentie en certificaten?
De AVG noemt geen vaste termijn: je bewaart gegevens zo lang als nodig is voor het doel. Voor presentie bij geaccrediteerde scholing schrijft het register soms een termijn voor. De kaderregeling van de FGzP in PE-online vraagt bijvoorbeeld dat de aanbieder de registratie van deelnemers vijf jaar bewaart.
Praktische vuistregels:
- Presentie: volgens het reglement van het register, of zo lang als je verwacht dat iemand ernaar vraagt.
- Certificaten: zo lang het certificaat geldig is, plus een redelijke marge om vragen van werkgevers te beantwoorden.
- Facturen: zeven jaar, voor de fiscale bewaarplicht.
- Evaluaties: bij voorkeur geanonimiseerd, zodat je trends kunt blijven zien zonder persoonsgegevens.
Leg je termijnen vast in je privacyverklaring. In het artikel over een AVG-proof inschrijfformulier lees je meer over bewaartermijnen.
Hoe regel je dit in Lamna?
In Lamna tekent de docent de presentie digitaal af, ook per dagdeel bij meerdaagse trajecten. Wie aanwezig was, krijgt automatisch een certificaat als pdf met QR-code in je eigen huisstijl, plus een evaluatieformulier. Je legt per cursus de accreditatie vast, en Lamna herinnert deelnemers aan herhaling voordat hun certificaat verloopt.
Deelnemers vinden hun certificaten altijd terug in hun deelnemersaccount, dus "kwijt" bestaat niet meer. Presentie en deelnemersgegevens exporteer je naar Excel, bijvoorbeeld om ze aan een register door te geven. Geef je BHV-, EHBO- of zorgtrainingen, lees dan de pagina voor zorg, BHV en EHBO of het artikel over accreditatie voor zorgopleiders. Wat het kost, zie je op de prijzenpagina.