Verenigingen en sportbonden organiseren cursussen voor leden en vrijwilligers: trainerscursussen, scheidsrechtersopleidingen en bijscholing voor licentiepunten. Wat ze nodig hebben is een aanbod op de eigen website, een ledenprijs zonder dubbel werk, betalen bij inschrijving, digitale presentie en certificaten die de bond en de deelnemer allebei kunnen controleren. En een systeem dat simpel genoeg is voor vrijwilligers die elkaar afwisselen.
Wat maakt cursussen bij verenigingen en bonden anders?
Bij een vereniging of bond doen vaak vrijwilligers de administratie, met beperkte tijd en wisselende bezetting. De deelnemers zijn leden met een ledenprijs, naast niet-leden die het volle tarief betalen. En het diploma telt vaak voor een licentie of een niveau in de sport, dus het moet kloppen en controleerbaar zijn.
Typische cursussen:
| Soort cursus | Voorbeeld | Bijzonderheid |
|---|---|---|
| Trainer-coachopleiding | Jeugdtrainer, trainer-coach niveau 2 of 3 | Op een niveau van de KSS |
| Scheidsrechters- en juryopleiding | Verenigingsscheidsrechter, jurylid | Vaak met praktijkbeoordeling |
| Bijscholing | Thema-avond, clinic, webinar | Levert licentiepunten op |
| Kader en bestuur | Penningmeester, vertrouwenscontactpersoon | Voor vrijwilligers |
| Veiligheid | EHBO, reanimatie en AED | Met verplichte herhaling |
Hoe zijn sportopleidingen opgebouwd?
De meeste sportbonden bouwen hun opleidingen op de Kwalificatiestructuur Sport (KSS) van NOC*NSF. Die beschrijft niveaus voor trainer-coaches, instructeurs, officials en opleiders. Een trainer-coach 2 begeleidt trainingen en wedstrijden, een trainer-coach 3 geeft zelfstandig training en coacht bij wedstrijden.
Volgens de veelgestelde vragen over KSS 2024 loopt de structuur nu van niveau 1 tot en met 6. Niet elke lijn heeft alle niveaus: trainer-coach gaat tot 6, instructeur tot 5, official tot 4 en opleider van 4 tot 5. Elke bond vult de inhoud per sport zelf in.
Voor je cursusadministratie betekent dat:
- elk niveau is een eigen cursus, met eigen voorwaarden voor toelating;
- het niveau hoort op het certificaat;
- een opleiding kan uit meerdere bijeenkomsten en een praktijkdeel bestaan.
Hoe werken licenties en bijscholing?
Bij een aantal bonden moet een trainer zijn licentie bijhouden met bijscholing. De KNVB is het bekendste voorbeeld. Een voetbalcoachlicentie is drie jaar geldig, en in die drie jaar moet de coach vijftien licentiepunten halen. De KNVB volgt daarmee de eisen van de UEFA.
Organiseer je als vereniging of regio een bijscholing die punten oplevert, dan wil je:
- per bijscholing vastleggen voor welke licentie hij meetelt en hoeveel punten hij oplevert;
- digitaal bijhouden wie er aanwezig was;
- een certificaat sturen met de punten erop;
- de aanwezigheid in één keer kunnen exporteren om aan de bond door te geven.
Hoe punten bij de bond terechtkomen, verschilt per bond. Vraag dat na voordat je de bijscholing aanbiedt, zodat je de juiste gegevens bij de inschrijving vraagt, zoals een relatienummer van de bond.
Hoe regel je ledenprijzen?
De eenvoudigste manier is één cursus met één prijs en een kortingscode voor leden. Leden vullen bij de inschrijving de code in en betalen de ledenprijs. Zo houd je één deelnemerslijst, één planning en één omzetoverzicht. Twee aparte cursussen voor leden en niet-leden lijken simpel, maar geven dubbel werk bij elke wijziging.
Tips voor ledenkorting:
- Eén code per seizoen. Zet hem in de ledennieuwsbrief en op het besloten deel van je site.
- Code per vereniging. Voor een bond die cursussen aanbiedt aan leden van aangesloten clubs. Je ziet dan meteen welke club hoeveel deelnemers stuurt.
- Kaderleden op rekening. Betaalt de vereniging de cursus voor haar vrijwilligers, laat ze dan inschrijven op factuur, met de vereniging als factuuradres.
- Actieprijs. Een tijdelijke korting op een cursus zonder je prijslijst aan te passen, bijvoorbeeld voor vroege inschrijvers.
Hoe houd je het simpel voor vrijwilligers?
Vrijwilligers wisselen, en wie volgend jaar de cursussen doet, kent het systeem nog niet. Kies daarom een werkwijze waarin zo weinig mogelijk met de hand gebeurt. Betalen bij inschrijving voorkomt dat iemand achter betalingen aan moet. Automatische bevestigingen en herinneringen voorkomen dat iemand mailtjes moet typen.
Praktisch:
- Rollen in plaats van één gedeeld wachtwoord. Elke vrijwilliger krijgt een eigen account met alleen de rechten die hij nodig heeft.
- Sjablonen voor alle berichten. Bevestiging, herinnering, wachtlijst en annulering schrijf je één keer.
- Uitvoeringen kopiëren. Een cursus die elk seizoen terugkomt, zet je met een paar klikken opnieuw neer.
- Een logboek. Bij een overdracht zie je wie wat heeft gedaan.
- Een korte handleiding. Eén pagina met de vaste stappen per seizoen, voor de volgende vrijwilliger.
Wat doe je met gegevens van leden?
Je vraagt bij de inschrijving alleen wat je voor de cursus nodig hebt. Voor jeugdleden komt daar vaak een ouder of verzorger bij als contactpersoon. Gegevens die je voor de cursus verzamelt, gebruik je niet zomaar voor andere doelen, zoals een sponsormailing. Meer daarover in het artikel over een AVG-proof inschrijfformulier.
Hoe koppel je met je ledenadministratie?
Veel bonden en verenigingen werken met een ledenadministratie zoals Sportlink. Een directe koppeling tussen cursussoftware en de ledenadministratie is handig, maar niet altijd nodig. Voor de meeste verenigingen volstaat een export na afloop van de cursus: wie heeft welk diploma gehaald, op welke datum.
Wil je het wel automatisch, dan heb je een koppeling via een API nodig. Lamna heeft geen directe koppeling met Sportlink. Je exporteert deelnemers, presentie en certificaten naar Excel, of je laat met de REST API en webhooks een eigen koppeling bouwen. Webhooks melden bijvoorbeeld direct elke nieuwe inschrijving aan je eigen systeem.
Hoe regel je dit in Lamna?
Met Lamna publiceer je je cursusaanbod op de website van je vereniging of bond, in je eigen huisstijl. Leden schrijven zich in en betalen direct met iDEAL via je eigen Mollie-account, met een kortingscode voor de ledenprijs. De docent tekent de presentie digitaal af, en deelnemers krijgen een certificaat met QR-code dat de bond en de deelnemer allebei kunnen controleren.
Je hele team, vrijwilligers inbegrepen, werkt met eigen rollen; je betaalt niet per gebruiker. Lees meer op de pagina voor verenigingen en bonden. Verenigingen beginnen vaak in de staffel Start of Groei; de bedragen zie je op de prijzenpagina.